Politique vie privée & cookies : Plateforme MaFacturation

Dernière modification : 21/12/2020.

Préambule :

La présente politique vie privée & cookies a pour but d’informer les visiteurs, clients, utilisateurs et toutes autres personnes concernées des traitements de leurs données à caractère personnel effectués via la Plateforme (disponible via le lien https://mafacturation.be/fr/vie-privee, ci-après “La Plateforme”) par la société RETINENS SRL (société mentionnée au 1.1 de la présente politique) qui exploite la Plateforme MaFacturation.

Les données à caractère personnel sont toutes les informations sur la base desquelles vous pouvez être identifié ou sur la base desquelles vous êtes identifiable, comme votre nom, votre numéro d’identification, vos données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments pouvant être caractéristiques pour l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de votre personne.

Un « traitement » est toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données, à partir de la collecte jusqu’à l’effacement des données.

“Visiteur(s)” : Toute personne qui accède à la Plateforme sans créer de compte utilisateur et utiliser les services ;

« Utilisateur(s) » : Toute personne utilisant les services fournis par la Plateforme et ayant créé un compte utilisateur sur la Plateforme ;

Table des matières

Article 1 : Le responsable du traitement.

Article 2 : Responsabilité des visiteurs/utilisateurs et de RETINENS.

Article 3 : Données traitées, bases légales et finalités des traitements.

Article 4 : Durée de conservation des données.

Article 5 Traitements effectués par RETINENS pour ses clients en qualité de sous-traitant

Article 6 : Transfert de données.

Article 7 : Mesures de sécurité techniques et organisationnelles.

Article 8 : Droits des personnes concernées.

Article 9 : Cookies.

Article 10 : Prise de contact et réclamations.

Article 1 : Le responsable du traitement

1. Le responsable du traitement (au sens du RGPD) est la société est RETINENS , une société connue sous la dénomination sociale AV CONSULT (SRL) dont le siège social est situé à Stationsstraat 42, 9400 Ninove, Belgique et qui est connue à la banque Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro BE 0728.512.956; (Ci-après “RETINENS”)
2. RETINENS traite les données à caractère personnel des visiteurs/utilisateurs de la Plateforme conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (Ci-après le règlement général sur la protection des données ou « RGPD ») ainsi les dispositions nationales applicables.
3. Les utilisateurs/visiteurs de la Plateforme sont avertis et comprennent que la présente politique vie privée et cookies leur est applicable à chaque visite/utilisation de la Plateforme .
4. Les utilisateurs sont avertis et comprennent qu’il est possible que la présente politique vie privée et cookies soit étendue ou adaptée à l’avenir. Par exemple, si de nouvelles évolutions surviennent en termes de traitements effectués ou de services proposés. Pour cette raison, RETINENS recommande aux visiteurs/utilisateurs de la Plateforme de consulter régulièrement la présente politique vie privée et cookies.

Article 2 : Responsabilité des utilisateurs/visiteurs et de RETINENS.

En visitant/utilisant la Plateforme de « RETINENS» et, « le » ou « les » visiteurs/utilisateurs de la Plateforme acceptent que :

1. Qu’ils sont responsables de l’exactitude des données à caractère personnel qu’ils communiquent à RETINENS via la Plateforme (notamment via leur compte utilisateur ou lors de la création de celui-ci) ou par e-mail ou tout autre support lors d’une prise de contact.
2. Que si des données à caractère personnel concernant des tiers sont communiquées par eux via la Plateforme ou lors d’une prise de contact avec le responsable du traitement, les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme garantissent à RETINENS qu’ils ont obtenu au préalable les consentements nécessaires des tiers concernées.
3. Dans le cas contraire, les visiteurs/utilisateurs concernés et acceptent qu’ils sont entièrement responsables pour tout dommage directs ou indirects subi par ces tiers suite à cette/ces communication non-autorisée(s) et tiennent RETINENS hors de cause en cas de procédure ou de réclamation introduites par ces tiers ou leurs ayants droits.
4. Que RETINENS ne peut jamais être tenue responsable du contenu et des traite ments de données caractère personnel effectués via de sites web/plateformes/applications/cookies de sociétés tierces auxquels la Plateforme peut éventuellement renvoyer (notamment via du contenu intégré, par exemple vidéo youtube ou des liens de partage), ni des produits ou services qui y sont éventuellement proposés. Ces contenus sont exclusivement régis par les politiques vie privée & cookies de chacun(e) des tiers concernés.

Article 3 : Données traitées, bases légales et finalités des traitements.

• Via des cookies fonctionnels

Données collectées : Lorsque vous visitez la Plateforme, sans enregistrement (uniquement via des cookies fonctionnels) : RETINENS peut avoir accès avec votre adresse IP, termes de recherche et éventuellement le type d’erreurs rencontrées.

Finalité & Base légale du traitement : La maintenance et l’amélioration de la Plateforme ayant pour fondement les intérêts légitimes du responsable du traitement à améliorer la plateforme et ses services en permanence.

• Dans le cadre d’une prise de contact via le formulaire de contact prévu à cet effet ou dans le corps d’un mail : [email protected]

Données collectées : Nom, prénom, adresse mail.

Finalité & Base légale du traitement : Afin de permettre à RETINENS de répondre à une demande d'information initiée par l'utilisateur ou le visiteur ou le client concerné.

Les données collectées répondent à l'intérêt légitime de RETINENS à répondre aux demandes de ses clients/potentiels clients. Ce traitement est également effectué sur base de l’exécution d’un service initié par le visiteur/l’utilisateur lui-même.

• Dans le cadre de la création d’un compte utilisateur sur la plateforme de RETINENS:

Données collectées : Nom, prénom, adresse mail, mot de passe, nom du restaurant, identification société (facturation).

Finalité & Base légale du traitement : Les données sont nécessaires afin de pouvoir proposer à un visiteur d'accéder et d’utiliser les services de la plateforme de RETINENS.

Le traitement a lieu sur base contractuelle afin de donner accès au visiteur qui crée un compte utilisateur dans le but d’avoir accès aux services de la plateforme.

Le traitement a également lieu sur base de l’intérêt légitime de la société RETINENS à remplir son objectif social.

• Dans le cadre de la gestion du compte utilisateur pendant sa durée d’activité :

Données collectées : Nom, Prénom, mot de passe, commandes, préférences en termes d’abonnement et de paramétrage du compte et accès aux services.

Finalité & Base légale du traitement : Ces données sont nécessaires sur base contractuelle afin de pouvoir permettre à un utilisateur enregistré de pouvoir continuer à utiliser les services de la plateforme (sur sa demande).

Le traitement repose également sur l’intérêt légitime de la société RETINENS à remplir son objectif social.

• Dans le cadre de la commande d’un abonnement payant :

Données collectées : Nom, prénom, adresse mail, mot de passe, type d’abonnement commandé et données de facturation.

Finalité & Base légale du traitement : Les données sont nécessaires afin de pouvoir proposer à un visiteur de réserver et d’accéder aux services proposés sur la Plateforme de RETINENS.

Le traitement a lieu sur base contractuelle afin de donner aux utilisateurs l’accès aux services payants de la Plateforme. Certaines de ces données sont ensuite conservées pour la comptabilité sur base des obligations légales de RETINENS.

Lors de la commande, certaines données de facturation telles que le montant, le moyen de paiement et le compte émetteur sont traitées par Stripe en tant que prestataire de service de paiement dans le seul but de pouvoir exécuter le paiement. Ces données sont traitées selon la propre politique vie privée & cookies de Mollie disponible via le lien : Privacy Policy - Belgium | Stripe | Belgium

• Gestion des données clients et fournisseurs ;

Données collectées : Nom, prénom, adresse e-mail et éventuellement numéro de téléphone de la personne de contact chez le client professionnel ou de la personne physique.

Finalité & Base légale du traitement : Le traitement des données nécessaires se fait sur base d'obligations contractuelles ou précontractuelles de RETINENS dans le but de tenir à jour les bases de données clients et fournisseurs.

• Envoi d’une newsletter

Données collectées : Nom, prénom, adresse mail.

Finalité & Base légale du traitement : Le marketing et la publicité personnalisée sur base du consentement explicite de la personne concernée.

Article 4 – Durée de conservation des données

• Via des cookies fonctionnels

Ce type de cookies sont toujours supprimés en fin de session.

• Dans le cadre d’une prise de contact via l’adresse via le formulaire prévu à cet effet ou par courriel :

Les données communiquées par un visiteur/utilisateur de la Plateforme lors d’une prise de contact sont conservées par RETINENS jusqu'à révocation explicite par l'utilisateur lui-même.

Si aucune prise de contact de la personne concernée n’intervient dans un délai d’un an, les données sont supprimées par RETINENS.

• Dans le cadre de la création d’un compte utilisateur sur la plateforme :

Lorsque l'utilisateur s'inscrit dans le système, ses données seront toujours stockées dans une base de données sécurisée tant que l'utilisateur ne supprime pas son compte. Si l'utilisateur supprime son compte, ses données seront automatiquement supprimées de la base de données après 14 jours. Si l'utilisateur se reconnecte dans les 14 jours suivant la suppression du compte, son compte sera réactivé autrement les données sont définitivement supprimées.

• Dans le cadre de la gestion du compte utilisateur pendant sa durée d’activité :

Lorsque l'utilisateur s'inscrit dans le système, ses données seront toujours stockées dans une base de données sécurisée tant que l'utilisateur ne supprime pas son compte. Si l'utilisateur supprime son compte, ses données seront automatiquement supprimées de la base de données après 14 jours. Si l'utilisateur se reconnecte dans les 14 jours suivant la suppression du compte, son compte sera réactivé autrement les données sont définitivement supprimées.

• Dans le cadre d’une inscription à un abonnement payant :

Jusqu’à la fin de la transaction et ensuite archivé conformément aux obligations légales que RETINENS doit respecter en termes de comptabilité (10 ans pour les facturations) ou en vertu de la durée nécessaire à la gestion de la base de données client (1 an après la dernière prise de contact).

Lors de la commande, certaines données de facturation telles que le montant, le moyen de paiement et le compte émetteur sont traitées par Mollie en tant que prestataire de service de paiement dans le seul but de pouvoir exécuter le paiement. Ces données sont traitées selon la propre politique vie privée & cookies de Mollie disponible via le lien : https://www.mollie.com/en/privacy

• Gestion des données clients et fournisseurs ;

Durée de la relation contractuelle ou 1 an après la dernière prise de contact pour les prospects.

• Envoi d’une newsletter

Jusqu'au désabonnement du visiteur ou au retrait de son consentement.

Article 5- Traitements effectués par RETINENS pour les Acheteurs en qualité de sous-traitant :

1. RETINENS agit en qualité de sous-traitant (au sens du RGPD) de l’Acheteur (qui est le responsable du traitement) pour les bases de données liées à son site satellite (Site satellite au sens de la définition contenue dans les conditions générales de vente de la Plateforme.)
2. Les catégories de données concernées par ces traitements sont celles que l’Acheteur traite via son site satellite à savoir les données à caractère personnel de ses clients comme leur e-mail, téléphone, noms et prénoms, adresses de facturation et de livraison, commandes ou encore les données de contact de ses fournisseurs.
3. RETINENS n’accède aux données décrites au paragraphe 2 du présent article en qualité de sous-traitant qu’en cas de demande de maintenance ou d’assistance à la résolution de problèmes techniques par un Acheteur ou en cas de demande de communication de ces données lorsque le Site satellite d’un Acheteur a été désactivé par suite d’une demande de résiliation ou au non-renouvellement d’un abonnement.
4. RETINENS à la possibilité d’accès aux données décrites au point 2 du présent article en sa qualité de sous-traitant pendant la période de l’abonnement et dans les 3 mois de la désactivation d’un compte sur base de ses obligations contractuelles envers l’Acheteur et adopte des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour empêcher tout accès ou traitement non-autorisé pendant cette période.
5. RETINENS ne conserve ou ni ne vend jamais les bases de données de ses Acheteurs auxquelles elle a accès en qualité de sous-traitant pas plus qu’elle ne les transfèrent sans l’ accord préalable du responsable du traitement ( Hormis en cas d’obligation légale ou d’injonction d’une autorité compétente).

Article 6 – Transfert de données

1. RETINENS peut donner accès aux données à caractère personnel qu’elle traite à ses collaborateurs qui sont tenus contractuellement à une obligation de confidentialité ainsi que de traiter vos données conformément à ses instructions.
2. RETINENS peut également dans certains cas faire appel à des sous-traitants qui sont tenus à une obligation de confidentialité, de sécurité des données et qui traitent vos données conformément aux instructions de RETINENS .
3. Dans ce cas de figure, vos données pourraient être communiquées ou stockées chez un sous-traitant établi dans un pays qui n’est pas un État membre de l’Union européenne.
4. La communication ou le transfert n’aura lieu que si une décision dite d’adéquation s’applique au pays concerné et si des garanties contractuelles suffisantes sont fournies par le sous-traitant en question quant à la sécurité des traitements.
5. En vertu de l’article 49, 1, b), du Règlement générale sur la Protection des donnée en l'absence de décision d’adéquation en vertu de l’article 45, paragraphe 3 ou de garanties appropriées en vertu de l’article 46 du même règlement, y compris des règles d’entreprise contraignantes, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale aura lieu sur base de l’exécution d’un contrat entre la personne concernée et le responsable du traitement ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée
6. En cas de réorganisation ou la cession totale ou partielle des activités de RETINENS , ou en cas de faillite, RETINENS peut transférer les données à caractère personnel qu’elle traite à des nouvelles entités ou de nouveaux tiers exerçant tout ou partie des activités professionnelles de RETINENS . Le cas échéant, RETINENS tentera raisonnablement d’informer les personnes concernées avant le transfert de ses données à un tiers, mais les personnes concernées comprennent que ceci n’est pas techniquement ou commercialement réalisable dans toutes les situations.
7. Il se peut dans des cas exceptionnels que RETINENS soit contrainte de divulguer des données à caractère personnel en vertu d’une injonction judiciaire ou pour satisfaire à une réglementation ou législation impérative. Le cas échéant, RETINENS tentera raisonnablement de d’informer les personnes concernées au préalable, sous réserve des limites prévues par la loi.
8. RETINENS ne vend en aucun cas les données à caractère personnel qu’elle traite, pas plus qu’elle ne les loue, ou les met commercialement à la disposition de tiers, sous réserve de ce qui est prévu ci-dessus ou le cas échéant sur base de votre consentement préalable.

Article 7 – Mesures de sécurité techniques et organisationnelles adoptées par RETINENS.

1. RETINENS a développé des mesures de sécurité adaptées sur les plans technique et organisationnel, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification accidentelle à des tiers de vos données à caractère personnel (ainsi que tout autre traitement non autorisé).
2. En ce qui concerne votre utilisation de la Plateforme , vous devez suivre à tout moment les consignes de sécurité et les conditions générales d’utilisation de RETINENS , notamment en faisant obstacle à tout accès non autorisé à votre identifiant et à votre mot de passe.
3. Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme sont donc seuls responsables de l’utilisation de la Plateforme et de l’accès à leur compte utilisateur à partir de leur ordinateur ou autres appareils mobiles personnels tels des téléphones mobiles, smartphones, tablettes etc….ou sur base de leur adresse IP et de leurs données d’identification.
4. RETINENS ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect découlant d’une utilisation fautive ou illicite des données à caractère personnel de la part d’un tiers.

Article 8 – Droits des personnes concernées

• Accès, rectification et effacement de vos données :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme disposent du droit de demander l’accès à leurs données, la rectification des données incorrectes ou incomplètes ou sous réserve d’un motif légitime l’effacement de leurs données (traitées par RETINENS).

Un tel effacement de données n’est pas possible si le traitement des données est nécessaire pour la justification de ou la défense dans le cadre d’une action en justice.

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme reconnaissent également qu’en cas de demande d’effacement de leurs données à caractère personnel, certains produits et services ne pourront plus leur être fournis.

• Limitation du traitement :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme ont le droit de demander la limitation d’un traitement, notamment s’ils contestent l’exactitude des données, si le traitement est illégitime et qu’ils opposent à l’effacement des données.

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme reconnaissent qu’en cas de refus de communication de leurs données à caractère personnel, (le cas échéant) certains services ne pourront plus leur être fournis.

• Portabilité des données :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme ont le droit d’obtenir les données qui les concernent (ou de demander à RETINENS de les transmettre à un autre responsable de traitement) sous une forme structurée, usuelle et exploitable par ordinateur.

Une telle réception ou transmission n’est pas possible si le traitement des données est nécessaire pour l’exercice de ou la défense dans le cadre d’une action en justice.

• Décisions automatisées et profilage :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme ont le droit de ne pas être soumis à des décisions individuelles basées sur un traitement automatisé si cela entraîne pour eux des conséquences juridiques ou personnelles importantes. Les visiteurs/utilisateurs peuvent également s’opposer à faire l’objet d’un profilage.

RETINENS n’effectue aucune décision automatisée ou aucun profilage. Des plateformes tierces comme Facebook peuvent éventuellement créer des profils sur base des données collectées via les cookies implémentés sur la Plateforme. Dans ce cas, il appartient aux visiteurs/utilisateurs de la Plateforme de prendre contact avec les plateformes concernées.

• Droit d’opposition :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme peuvent s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes. Pour autant qu’un traitement repose sur leur consentement préalable, Les visiteurs/utilisateurs ont le droit de retirer ce consentement.

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme ont par ailleurs toujours le droit de s’opposer à l’utilisation de leurs données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Le cas échéant, les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme ne doivent énoncer aucun motif.

• Exercice de vos droits :

Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme peuvent exercer leurs droits en contactant le responsable du traitement à cet effet soit par courriel à l’adresse électronique [email protected] soit par courrier postal adressé au siège de RETINENS, ou en naviguant dans la section « Nous contacter » de la Plateforme. (En joignant un scan du recto de votre carte d’identité qui est utilisé uniquement afin de vous identifier et ne sera pas conservé par RETINENS).

Si RETINENS estime que vous n’êtes pas autorisé à exercer un ou plusieurs de ces droits sur base de motifs légitimes, ou qu’elle a besoin d’un délai supplémentaire pour répondre à la demande, RETINENS vous informera par écrit endéans les 30 jours de la réception de votre demande.

Article 9 – Cookies

1. Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur de RETINENS et installé sur le disque dur de votre ordinateur. Les informations qu’il contient peuvent être renvoyées à nos serveurs ou ceux des tierces parties concernées lors d’une visite suivante.
2. Il existe différentes catégories de cookies :

Les cookies fonctionnels sont des cookies qui assurent le bon fonctionnement de tous les éléments d’un site web. Il s’agit des cookies pour la protection de la Plateforme web, des cookies pour la répartition de charge (c’est-à-dire la répartition de demandes à un serveur sur un certain nombre d’ordinateurs) et des cookies pour l’adaptation de l’interface utilisateur (notamment le choix de la langue et l’affichage des résultats de recherche). Nous pouvons placer ces cookies sans votre consentement à cet effet.

Les cookies non fonctionnels sont placés à des fins statistiques, sociales et commerciales et ne remplissent pas les conditions pour être exemptés de l’obligation de consentement. Votre consentement explicite est requis pour le placement de ces cookies :

Les cookies techniques (non fonctionnels) permettent de garder vos préférences d’utilisateur en mémoire. En plaçant ce genre de cookies fonctionnels, nous facilitons vos visites sur notre site web. De cette manière, vous ne devez pas systématiquement introduire les mêmes informations lors d’une visite sur notre site web.

Les cookies analytiques collectent des informations générales sur la manière dont notre site web est utilisé. Sur la base de ces informations, nous pouvons effectuer une analyse statistique de l’utilisation de la Plateforme web. Sur la base de cette analyse, nous pouvons rendre la structure, la navigation et le contenu de notre site web plus conviviaux et les améliorer.

Les cookies marketing permettent de personnaliser les annonces publicitaires en ligne. Nous (et des tierces parties) pouvons ainsi obtenir un aperçu des prestations d’une campagne. Cela se fait à l’aide d’un profil notamment dressé sur la base de vos clics et de votre navigation sur notre site web.

3. En pratique, RETINENS traite d’une part des données à caractère personnel qui sont collectées et traitées par le biais des cookies strictement nécessaires pour le bon fonctionnement de la Plateforme (cookies fonctionnels). Le traitement des informations récoltées par ces cookies se fait sur base de l’intérêt légitime de RETINENS à proposer une plateforme fonctionnelle aux visiteurs/utilisateurs de la Plateforme .
4. En ce qui concerne les cookies qui ne sont pas indispensables au bon fonctionnement de la Plateforme et qui sont placés par RETINENS ou par un tiers, RETINENS récolte toujours le consentement explicite et préalable des visiteurs/utilisateurs (via sa « bannière cookies ») avant de les implémenter.
5. RETINENS implémente exclusivement les cookies suivants sur les serveurs de visiteurs/utilisateurs de la Plateforme :

Cookies fonctionnels :

Cookies non-fonctionnels :

Nom	Catégorie	Durée	Finalité
_ga	Analytique	2 ans	Used to distinguish users.
_ga_<container-id>	Analytique	2 ans	Used to persist session state.

Article 10. Prise de contact et réclamations

1. Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme peuvent exercer leurs droits, en prenant contact avec le responsable du traitement en envoyant un courriel à l’adresse [email protected] :(en joignant la copie verso de leur carte d’identité afin de les identifier) ou en envoyant un courrier postal à l’adresse indiquée au point 1.1 (siège social).
2. Si RETINENS estime que le visiteur/utilisateur de la Plateforme n’est pas autorisé à exercer un ou plusieurs de ces droits sur base de motifs légitimes, ou qu’elle a besoin d’un délai supplémentaire pour répondre à la demande, RETINENS vous informera par écrit endéans les 30 jours de la réception de votre demande.
3. Les visiteurs/utilisateurs de la Plateforme peuvent également (en cas de violation de leurs droits) déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

   Coordonnées :
   Rue de la presse, 35, 1000, Bruxelles
   Tel : +32 (0)2 274 48 00
   [email protected]

4. Une réclamation devant l’autorité de protection des données ne porte pas préjudice à l’introduction (le cas échéant) d’une procédure devant un tribunal civil (en cas de dommages subis suite à une violation des droits de la personne concernée.)