Votre activité d'indépendant a démarré, votre premier client est satisfait… et il attend votre facture. C'est un moment important : c'est souvent la première fois que vous produisez un document officiel au nom de votre entreprise. Bonne nouvelle, faire une facture correcte en Belgique n'a rien de compliqué quand on connaît les règles.
Ce guide vous accompagne de A à Z : ce qu'il faut avoir avant de facturer, comment construire la facture, comment l'envoyer et comment vous assurer d'être payé.
Avant votre première facture : les prérequis
Un numéro d'entreprise à la BCE
Pour exercer comme indépendant, vous devez être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), via un guichet d'entreprises agréé. En 2026, l'inscription coûte 111,50 € par unité d'établissement. Vous recevez un numéro d'entreprise à 10 chiffres, qui doit figurer sur vos factures.
Votre situation à la TVA
Vous devez également faire activer votre numéro de TVA auprès du SPF Finances. Vous pouvez le faire vous-même, ou confier la démarche au guichet d'entreprises, qui la facture en supplément. C'est le moment de choisir votre régime :
- Régime normal : vous facturez la TVA à vos clients et la reversez à l'État, en déduisant la TVA payée sur vos achats professionnels
- Régime de la franchise : si votre chiffre d'affaires annuel en Belgique ne dépasse pas 25 000 € hors TVA, vous ne facturez pas de TVA, mais vous ne récupérez pas non plus celle de vos achats. Ce régime n'est pas ouvert aux indépendants qui effectuent habituellement des travaux immobiliers
Ce choix a des conséquences sur vos prix et sur vos factures. Notre guide de la TVA pour indépendants vous aide à y voir clair, et votre comptable peut vous conseiller.
Un compte bancaire pour votre activité
Si vous exercez en société, un compte bancaire au nom de la société est indispensable. En personne physique, un compte distinct n'est pas légalement obligatoire, mais il facilite énormément la gestion et le travail de votre comptable. Dans tous les cas, un numéro de compte doit figurer sur vos factures.
Votre affiliation à une caisse d'assurances sociales
Elle n'apparaît pas sur vos factures, mais elle est obligatoire : vous devez vous affilier à une caisse d'assurances sociales avant de commencer votre activité. Sans affiliation, vous vous exposez à une amende administrative et à une affiliation d'office.
Faire sa facture, étape par étape
Étape 1 : choisissez votre système de numérotation
Chaque facture doit porter un numéro séquentiel unique, dans une ou plusieurs séries continues, sans trou ni doublon. Un format simple et courant : l'année suivie d'un numéro d'ordre (2026-001, 2026-002…). Une fois votre système choisi, ne le changez plus en cours d'année et ne supprimez jamais une facture émise.
Étape 2 : indiquez vos coordonnées complètes
Votre nom ou la dénomination de votre société, votre adresse, votre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA. Ajoutez votre IBAN et, idéalement, une adresse e-mail de contact.
Étape 3 : indiquez les coordonnées de votre client
Son nom ou sa raison sociale, son adresse et, s'il s'agit d'une entreprise assujettie, son numéro de TVA. Astuce : avec la recherche BCE, il suffit de taper le numéro d'entreprise pour remplir la fiche automatiquement.
Étape 4 : décrivez précisément ce que vous facturez
Évitez les descriptions vagues comme « prestations diverses ». Indiquez la nature de la prestation, la quantité (heures, jours, unités), le prix unitaire hors TVA et, si elle diffère de la date de la facture, la date ou la période de la prestation.
Étape 5 : calculez la TVA
Indiquez le taux applicable, le montant de la TVA et le total TVA comprise. La plupart des prestations sont au taux normal de 21 % ; les taux réduits de 12 % et 6 % ne s'appliquent qu'à des biens et services précis, sous conditions. Si vous êtes sous le régime de la franchise, n'indiquez pas de TVA et ajoutez la mention « Régime particulier de la franchise de taxe ». Les cas particuliers sont détaillés dans notre article sur les mentions obligatoires selon votre situation.
Étape 6 : précisez les conditions de paiement
Indiquez la date d'échéance ou le délai de paiement (par exemple « payable à 30 jours »). Ajoutez une communication structurée pour identifier facilement le paiement, et pourquoi pas un QR code de paiement que votre client pourra scanner avec son application bancaire.
Étape 7 : vérifiez avant d'envoyer
Relisez les montants, le numéro de TVA du client et la date. Une erreur après envoi ne se corrige pas en modifiant la facture, mais en émettant une note de crédit.
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Créer mon compte gratuitementExemple : la première facture d'une graphiste indépendante
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Numéro et date | 2026-001 — 30/09/2026 |
| Émettrice | Nom, adresse, numéro d'entreprise, numéro de TVA, IBAN |
| Client | Raison sociale, adresse, numéro de TVA |
| Prestation | Création d'un logo et d'une charte graphique — forfait 1 200 € HTVA |
| TVA 21 % | 252 € |
| Total TVAC | 1 452 € |
| Paiement | À 30 jours, communication structurée +++XXX/XXXX/XXXXX+++ |
Envoyer la facture : PDF ou Peppol ?
Tout dépend de votre client :
- Client particulier : un PDF envoyé par e-mail convient
- Client professionnel belge assujetti à la TVA : depuis le 1er janvier 2026, la facture doit être émise au format structuré via le réseau Peppol, y compris si vous êtes sous le régime de la franchise
Si vous débutez avec des clients professionnels, c'est donc dès la première facture qu'il vous faut un outil compatible Peppol. Tout est expliqué dans notre guide Peppol pour indépendants.
Après l'envoi : suivre le paiement
Une facture n'est terminée que lorsqu'elle est payée. Notez la date d'échéance, vérifiez vos comptes et relancez poliment dès le lendemain de l'échéance si rien n'est arrivé. Une synchronisation bancaire peut marquer automatiquement vos factures comme payées. En cas de retard entre entreprises, la loi du 2 août 2002 vous permet de réclamer, sans mise en demeure, des intérêts de retard (10,5 % par an au second semestre 2026) et une indemnité forfaitaire de 40 €. Notre article sur les délais de paiement détaille la procédure.
Enfin, conservez toutes vos factures, émises et reçues, pendant 10 ans, et transmettez-les régulièrement à votre comptable.
Les erreurs de débutant à éviter
- Commencer à facturer avant d'avoir un numéro d'entreprise actif
- Recommencer la numérotation à 1 à chaque nouveau client
- Oublier la mention obligatoire quand on est sous le régime de la franchise
- Envoyer un PDF à un client professionnel belge en 2026
- Tarder à facturer : plus une facture part tard, plus elle est payée tard
- Modifier une facture déjà envoyée au lieu d'émettre une note de crédit
Quel outil utiliser pour démarrer ?
Un modèle Word peut dépanner pour vos premiers clients particuliers, mais il vous obligera à gérer vous-même la numérotation, les calculs et les mentions, et il ne permet pas l'envoi Peppol. Un logiciel de facturation vous évite ces erreurs dès le départ. Pour comparer les options, lisez notre article sur les logiciels de facturation gratuits et notre comparatif des logiciels pour indépendants.
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Essayer MaFacturation gratuitementQuestions fréquentes
Puis-je faire une facture sans numéro de TVA ?
Non. Même sous le régime de la franchise, vous disposez d'un numéro de TVA (identique à votre numéro d'entreprise, précédé de « BE »), qui figure sur vos factures avec la mention « Régime particulier de la franchise de taxe ». Vous ne facturez simplement pas de TVA. Et vous ne pouvez pas facturer avant d'être inscrit à la BCE.
Dois-je facturer mes clients particuliers ?
Une facture n'est pas toujours obligatoire pour un particulier, mais elle l'est dans plusieurs cas : travaux immobiliers, vente de véhicules, déménagement, réparation de véhicules au-delà de 125 € TVA comprise, notamment. Dans tous les cas, c'est une bonne pratique qui simplifie votre comptabilité.
Combien de temps après la prestation dois-je envoyer ma facture ?
Au plus tard le 15e jour du mois qui suit la prestation : pour une mission terminée le 20 septembre, la facture doit être émise au plus tard le 15 octobre. En pratique, facturez dès la fin de la prestation : c'est aussi la meilleure façon d'être payé rapidement.
Je suis indépendant complémentaire, les règles sont-elles différentes ?
Non, les règles de facturation sont les mêmes. Seuls votre statut social et, le cas échéant, votre régime de TVA peuvent différer.